Was ist ein KI-Firmengedächtnis?
Ein KI-Firmengedächtnis ist ein durchsuchbarer Speicher für das gesamte Wissen eines Betriebs, den man in normaler Sprache befragt statt in Ordnerpfaden oder exakten Dateinamen. Man fragt so, wie man einen erfahrenen Kollegen fragen würde, und bekommt die Antwort mit der passenden Fundstelle aus den eigenen Unterlagen. Der Unterschied zur normalen Dateisuche: Diese findet nur, was wortwörtlich so heißt, während das Firmengedächtnis findet, was gemeint ist. Für mittelständische Unternehmen ist es der direkteste Weg, verstreutes Erfahrungswissen zu sichern, bevor es mit einer Kündigung oder dem Ruhestand aus dem Betrieb verschwindet.
Warum das Wissen gerade jetzt aus den Betrieben verschwindet
In den meisten mittelständischen Betrieben liegt das entscheidende Wissen bei zwei, drei Leuten und sonst nirgends. Wie eine Sonderlösung damals wirklich gebaut wurde, warum ein Mandat so und nicht anders lief, welcher Lieferant bei welchem Problem zuverlässig war: Das steht selten geschrieben, es steckt in Köpfen. Und diese Köpfe gehen. Nach Zahlen des Statistischen Bundesamts verlassen jeden Tag rund 4.000 erfahrene Fachkräfte den Arbeitsmarkt und nehmen ihr Wissen mit.
Gleichzeitig kostet schon das tägliche Suchen bares Geld. Der Atlassian State of Teams Report beziffert die Zeit, die Büromitarbeiter mit dem Suchen von Informationen verbringen, auf etwa zehn Stunden pro Woche, also einen ganzen Arbeitstag, an dem niemand produktiv ist. Ein KI-Firmengedächtnis setzt an beiden Stellen an: Es sichert das Erfahrungswissen, solange die Leute noch da sind, und es macht das tägliche Suchen zur Sache von Sekunden.
Wie aus verstreutem Wissen ein Firmengedächtnis wird
Sie müssen Ihre Ablage nicht umkrempeln. Wir binden an, was schon da ist: Projektordner, das Laufwerk, den E-Mail-Export, die Dokumente aus Ihrem Verwaltungssystem. Das System liest den Inhalt und ordnet ihn nach Bedeutung, nicht nach Dateinamen. Danach stellt jeder im Team seine Frage in eigenen Worten und bekommt die passende Stelle aus den eigenen Unterlagen zurück, mit Quelle.
Was Sie davon haben
Das Wissen bleibt im Betrieb
Wenn Ihr erfahrenster Mann kündigt oder in Rente geht, bleibt seine Erfahrung abrufbar, statt mit ihm zu gehen. Sie sichern, was Ihren Betrieb über Jahre besonders gemacht hat.
Schluss mit dem Suchen
Der alte Schriftsatz, die Projektnotiz von 2020, die Mail mit der Absprache: gefunden in Sekunden, auch wenn niemand mehr weiß, wie die Datei hieß.
Neue Leute schneller drin
Statt drei Kollegen zu fragen, fragt die neue Kraft das System. Das entlastet Ihre erfahrenen Leute und verkürzt die Einarbeitung spürbar.
Ihre Daten bleiben bei Ihnen
Alles läuft auf einem Gerät in Ihren Räumen. Für Kanzleien und Praxen heißt das: Verschwiegenheit bleibt gewahrt, weil nichts das Haus verlässt.
Für wen es sich lohnt
Kanzleien, Steuerberatungen und Praxen: viel Wissen in Akten, Mustern und den Köpfen langjähriger Mitarbeiter, dazu strenge Vorgaben beim Datenschutz. Genau der Fall, für den ein Gerät im Haus gebaut ist.
Handwerk und Bau: Projektwissen, Sonderlösungen und Gewährleistungsunterlagen, die heute auf Zetteln, Fotos und in einzelnen Köpfen liegen. Ein Anruf nach fünf Jahren wird zur Sache von Sekunden statt eines halben Tags im Ordnerarchiv.
Eigene Seiten dazu: Wissensmanagement für Kanzleien, Steuerberater, Handwerksbetriebe und Arztpraxen.
Was es ausdrücklich nicht ist
Kein Cloud-Abo, bei dem Ihre Daten auf fremden Servern landen. Kein ChatGPT-Konto, in das Sie Geschäftsgeheimnisse tippen. Und kein Preis pro Kopf und Monat, der mit jedem neuen Mitarbeiter steigt.
Sie kaufen ein Gerät und die Einrichtung, danach gehört es Ihnen. Wie viele Leute damit suchen, ändert am Preis nichts.
Ihr gesamtes Unternehmenswissen - in einer Box, die in Ihre Hand passt.
Mit 1 TB Speicher arbeitet sie leise im Regal oder auf Ihrem Schreibtisch. Ihr Wissen bleibt lokal und sicher im eigenen Haus - ohne Cloud, ohne Serverinfrastruktur.
Denken Sie an all das, was in Ihrem Unternehmen längst existiert und trotzdem niemand findet. Nichts davon ist verloren. Es ist nur unerreichbar.
Diese Box beendet das. Sie stellen eine Frage - wie einem erfahrenen Kollegen - und erhalten eine Antwort aus Ihren Dokumenten. Mit Quelle. In Sekunden. Und Ihr Wissen verlässt dabei niemals Ihr Haus. Sie können den Stecker ziehen - und es ist immer noch alles da.
Ihr Wissen. Ihr Haus. Ihre Kontrolle.
Drei Ausbaustufen zum Festpreis
Sie starten so klein oder so umfassend, wie es zu Ihrem Betrieb passt. Alle Preise einmalig, zzgl. MwSt.
Fundament
- Gerät im Haus mit 1 TB Speicher
- Ein Wissensbereich Ihrer Wahl
- Such-App mit Ihrem Logo
- Einweisung Ihres Teams per Video
Betrieb
- Alles aus Silber
- Bis zu drei Wissensbereiche
- Mehrere Datenquellen angebunden
- Ausführliche Team-Schulung
Rundum
- Alles aus Gold
- Ihr gesamtes digitales Firmenwissen
- Einrichtung und Schulung vor Ort
- Vorrang bei der Umsetzung
Monatliche Betreuung, damit es läuft ohne dass Sie sich kümmern
Basis 99 €/Monat: Überwachung, Sicherheitsupdates, tägliche Sicherung und Fernwartung. Premium 199 €/Monat: schnellere Reaktionszeit, Telefon-Support, bis zu drei Bereiche und Vorrang bei neuen Funktionen.
Warum das unterm Strich günstiger ist
Die großen Anbieter rechnen pro Kopf und Monat. Ein Wissens- und Auswertungspaket der bekannten Marken kostet einen Betrieb mit 20 Mitarbeitern über drei Jahre schnell 20.000 bis 40.000 Euro an laufender Miete, und die Daten liegen in der Cloud.
Bei uns zahlen Sie einmal für Gerät und Einrichtung, dazu eine planbare Betreuung. Über dieselben drei Jahre landen Sie inklusive Betreuung bei rund einem Fünftel, mit unbegrenzten Nutzern und Ihren Daten im eigenen Haus.
Häufige Fragen
Wissensmanagement ist das eine Standbein von Ventas AI. Wenn Sie wiederkehrende Büroarbeit ganz abgeben wollen, statt Wissen nur auffindbar zu machen, führt der Weg zur KI-Prozessautomatisierung.
Mehr dazu, warum Wissen in vielen Betrieben gerade verloren geht und wie Sie es sichern, lesen Sie in unserem Beitrag zum Fachkräftemangel.