Kundenservice
Kundenservice automatisieren: was KI übernimmt, was beim Menschen bleibt
Kundenservice automatisieren heißt, wiederkehrende Kundenanfragen per Telefon, E-Mail, Chat oder WhatsApp von einem KI-System annehmen, einordnen und beantworten zu lassen. Was eine Einschätzung braucht, geht mit einer Zusammenfassung an die zuständige Person. Ventas AI richtet das ein, bindet es an Ihre Systeme an und betreibt es zum Festpreis.
01
Vier Kanäle, ein Wissensstand
Kunden fragen dasselbe auf verschiedenen Wegen. Der Hebel liegt darin, dass alle Kanäle auf dieselben freigegebenen Antworten zugreifen und in dieselbe Übergabe an Ihr Team münden, statt dass jeder Kanal seine eigene Insel bildet.
Telefon
Ein KI-Telefonassistent nimmt ab, erkennt das Anliegen, beantwortet Routinefragen und trägt Termine in Ihren Kalender ein. Was er nicht klären kann, landet mit Name, Nummer und Zusammenfassung bei der richtigen Person.
Ein Workflow liest eingehende Mails, sortiert sie nach Anliegen und Dringlichkeit und ordnet sie der zuständigen Person zu. Für Standardfragen schreibt er auf Wunsch einen Antwortentwurf, den Ihr Team prüft und abschickt.
Chat auf der Website
Ein KI-Chatbot antwortet nur aus Ihren freigegebenen Seiten und Dokumenten und nennt die Quelle. Fragt jemand nach einem Angebot, nimmt er die Eckdaten auf und übergibt.
Über WhatsApp Business beantwortet derselbe Wissensstand dieselben Fragen. Das gehört zum Chatbot-Paket „Kanäle", das auch ein E-Mail-Postfach oder ein Ticketsystem anbindet.
02
Welche Kundenanfragen sich automatisieren lassen
Automatisieren lässt sich, was sich wiederholt und eine feste Antwort hat. In einer Anwaltskanzlei im Rhein-Main-Gebiet waren das rund zwei Drittel der Routineanrufe.
Auskünfte
Öffnungszeiten, Anfahrt, Zuständigkeiten, welche Unterlagen gebraucht werden. Die Antwort steht einmal fest und kommt dann jedes Mal gleich, auch um 22 Uhr.
Termine
Buchen, verschieben, absagen, erinnern. Mit Zugriff auf den Kalender erledigt das System den Vorgang selbst, statt eine Rückrufbitte zu hinterlassen. Wie das in einer Beratung aussieht, zeigt der Artikel Terminverwaltung automatisieren.
Stand eines Vorgangs
Wo ist die Bestellung, ist die Unterlage angekommen, wann kommt der Techniker. Das geht, sobald das System lesend an Warenwirtschaft, Ticketsystem oder CRM angebunden ist.
Support-Routing
Jede Anfrage bekommt ein Etikett: Terminwunsch, Frage zu einem laufenden Auftrag, neuer Auftrag, allgemeine Information. Was nicht automatisch erledigt wird, landet sortiert bei der richtigen Person. Mehr dazu unter Prozessautomatisierung.
03
Was beim Menschen bleibt
Wer den Kundenservice komplett einem System überlässt, spart Zeit und verliert die Gespräche, an denen Kundenbeziehungen hängen. Die Grenze legen wir vor dem Start mit Ihnen fest, und im Zweifel eher zu eng als zu weit.
Beschwerden
Wer verärgert schreibt oder anruft, bekommt einen Menschen. Das System erkennt das an Wortwahl und Anliegen und gibt ab, mit allem, was bis dahin gesagt wurde.
Beratung zum Einzelfall
Rechtliche, steuerliche, medizinische oder technische Einschätzungen trifft das System nicht. Es nimmt die Frage auf und leitet weiter.
Kulanz und Verhandlung
Feste Preise nennen, ja. Über Nachlässe, Fristen oder Ausnahmen entscheiden, nein.
Alles Unsichere
Jeder Workflow hat eine Sicherheitsschwelle. Liegt das System darunter, geht der Vorgang an einen Menschen, statt dass es rät.
04
ROI-Rechner: was die Automatisierung bei Ihnen bringt
Tragen Sie Ihre eigenen Werte ein. Der Rechner läuft nur in Ihrem Browser, es werden keine Daten gesendet.
Annahmen: Beim Telefonassistenten zählen alle Gesprächsminuten, weil er jeden Anruf zuerst annimmt; weitere Minuten 0,15 Euro. Beim Chatbot zählt jede Anfrage als Gespräch; weitere Gespräche 0,10 Euro. Beim E-Mail-Workflow sind 40 Euro Server im Monat angesetzt (je nach Anforderung 20 bis 60 Euro), die Einrichtung ab 1.000 Euro. Alle Preise netto. Der Prozess-Check vorab wird bei Beauftragung angerechnet und ist hier nicht enthalten.
Ein Beispiel zum Nachrechnen: 600 Anfragen im Monat, 4 Minuten je Anfrage, 40 Euro Stundensatz, die Hälfte erledigt das System. Das sind 20 Stunden und 800 Euro im Monat. Ein E-Mail-Workflow für 1.000 Euro plus rund 40 Euro Server hat sich damit nach gut einem Monat bezahlt gemacht, ein KI-Chatbot im Paket Website (1.990 Euro plus 299 Euro im Monat) nach rund vier Monaten. Am Telefon sieht es anders aus: 600 Anrufe zu je 4 Minuten sind 2.400 Gesprächsminuten, und die Mehrminuten fressen einen Teil der Ersparnis. Dort lohnt sich der Assistent vor allem bei kurzen, häufigen Anrufen.
05
Was Support-Routing in einer Kanzlei gebracht hat
Eine Anwaltskanzlei im Rhein-Main-Gebiet hatte 30 bis 40 Anrufe am Tag, die meisten zu Terminen, Zuständigkeiten und dem Stand laufender Mandate. Seit April 2026 nimmt ein KI-Agent jeden Anruf zuerst an.
Neue Mandate landen als strukturierte Übergabe bei der Rechtsfachangestellten, mit Anliegen und Kontaktdaten. Sie beantwortet keine Routinefragen mehr und nimmt neue Mandate schneller auf, weil die Erstinformation schon vorliegt, wenn sie ans Telefon geht.
06
Was Kundenservice-Automatisierung kostet
Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer.
E-Mail und Support-Routing
ab 1.000 €
einmalig, Integration ab 3.000 €
Festpreis je Workflow, kein Abo; laufend nur der Server für 20 bis 60 € im Monat.
KI-Telefonassistent
299 € / Monat
Einrichtung ab 1.990 €
Drei Pakete bis zur Anbindung an CRM und Ticketsystem. Pakete ansehen
KI-Chatbot
299 € / Monat
Einrichtung ab 1.990 €
Website, Anfrage oder alle Kanäle inklusive WhatsApp. Pakete ansehen
Welche Lösung zu Ihren Anfragen passt, klärt der Prozess-Check für 1.200 Euro netto je Tag, bei Beauftragung voll angerechnet. Wie er abläuft, steht unter KI-Beratung zum Festpreis.
Auch die unbequemen
Häufige Fragen zur Kundenservice-Automatisierung
Was kostet es, den Kundenservice zu automatisieren?
Was ist Kundenservice-Automatisierung?
Welche Kundenanfragen kann KI beantworten?
Merken Kunden, dass sie mit einer KI sprechen?
Wohin gehen die Kundendaten?
Nächster Schritt
Klären wir, welche Anfragen Ihr Team gar nicht mehr anfassen muss
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir auf Ihre Anfragen und sagen Ihnen offen, ob und womit sich die Automatisierung rechnet. 30 Minuten, kein Skript.
Stand 25.09.2026 · Ventas AI, Offenbach am Main