Was ist Prozessautomatisierung mit KI?
Prozessautomatisierung mit KI ist der Einsatz von KI, um einen kompletten Geschäftsprozess von Anfang bis Ende ohne dauernden menschlichen Eingriff laufen zu lassen. Statt einen einzelnen Schritt zu beschleunigen, übernimmt sie die ganze Kette: Sie nimmt den Eingang an, liest und versteht den Inhalt, trifft eine Entscheidung nach festgelegten Regeln und löst die nächste Aktion aus. Ein Mensch greift nur noch bei Sonderfällen ein. Damit unterscheidet sie sich von reiner Datenerkennung, die nur ausliest, aber nichts tut. Für mittelständische Unternehmen ist sie der direkteste Weg, wiederkehrende Büroarbeit spürbar zu reduzieren.
Diese Seite erklärt, wie ein automatisierter Prozess aufgebaut ist und welche Prozesse sich eignen. Was Ventas AI anbietet, was es kostet und wie ein Projekt läuft, steht unter KI-Automatisierung zum Festpreis.
Wie KI-Prozessautomatisierung funktioniert
Im Kern läuft jeder automatisierte Prozess über dieselbe Kette: Ein Auslöser startet den Ablauf, ein KI-Modell verarbeitet den Inhalt, eine Regel entscheidet, und eine Aktion schließt ab. Das Auslesen übernimmt meist ein Sprachmodell wie GPT-4o, das aus unstrukturiertem Text saubere Daten macht. Die Verkettung und das Routing baut ein Workflow-Werkzeug wie n8n, das die Schritte verbindet und mit Ihren bestehenden Systemen spricht.
Der wichtige Punkt: Die KI entscheidet nicht aus dem Bauch, sondern entlang von Schwellenwerten, die Sie vorgeben. Was eindeutig ist, läuft durch. Was unsicher ist, geht zur Prüfung an einen Menschen. So bleibt der Prozess schnell und trotzdem kontrollierbar.
Welche Prozesse sich automatisieren lassen, nach Abteilung
Ein Prozess eignet sich für die Automatisierung, wenn er oft vorkommt, überwiegend nach Regeln läuft und seine Daten schon digital vorliegen. Die sechs Prozesse unten erfüllen alle drei Bedingungen.
Eingangsrechnungen
Die Rechnung kommt per E-Mail, und ein Modell liest Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Steuersatz aus. Nach einer Plausibilitätsprüfung landet der Buchungssatz in der Buchhaltungssoftware. Liegt die Sicherheit unter dem Schwellenwert, geht stattdessen eine Mail mit dem Original-PDF und dem konkreten Problem raus. Eingangsrechnungen automatisieren, Schritt für Schritt
Akquise
Jeden Morgen sammelt ein Workflow Kontaktdaten nach festen Kriterien, reichert sie an und legt sie priorisiert im CRM ab. Ein zweiter wertet die aufgezeichneten Gespräche aus, also Einwände, Kaufsignale und Gesprächsqualität, damit sich der Gesprächsleitfaden nach Daten richtet statt nach Gefühl. Sales-Automatisierung: das Fallbeispiel
Lead Scoring
Ein Modell liest die Anfrage aus dem Kontaktformular, zieht Firmendaten dazu und vergibt einen Score von 0 bis 100 mit kurzer Begründung. Über 70 bekommt das Vertriebsteam sofort eine Nachricht; bei 40 bis 70 startet eine E-Mail-Sequenz, die weniger dringende Anfragen warm hält. Lead-Qualifizierung mit KI-Scoring
Support-Routing
Jede eingehende Anfrage bekommt ein Etikett: Terminwunsch, Frage zu einem laufenden Auftrag, neuer Auftrag oder allgemeine Information. Standardfragen beantwortet das System direkt. Der Rest geht als strukturierte Übergabe mit Anliegen und Kontaktdaten an die zuständige Person, die dann nicht noch einmal nachfragen muss. Für Anrufe gibt es das als Paket, den KI-Telefonassistenten. Call-Routing einer Anwaltskanzlei
Terminverwaltung
Der Kunde bucht über einen Link. Der Workflow trägt den Termin in den Kalender ein, verschickt die Bestätigung samt Absage-Link und plant die Erinnerung für 24 Stunden vorher; wer absagen will, muss nicht anrufen. Terminverwaltung automatisieren mit n8n
Dokumentenmanagement
Eingehende Dokumente aus E-Mail, Upload und Scan werden automatisch klassifiziert, benannt, abgelegt und dem richtigen Bearbeiter gemeldet. Besonders stark in Kanzleien, Steuerberatungen und Hausverwaltungen. Zum Beispiel.
Ablauf eines Projekts
Wir beginnen mit einem halben Tag Analyse: den Prozess Schritt für Schritt aufschlüsseln und die Regeln festhalten, nach denen heute entschieden wird. Wer seine eigenen Kriterien nicht klar benennen kann, bekommt auch keinen brauchbaren Workflow.
Danach bauen wir den Workflow, lassen ihn ein bis zwei Wochen mit echten Daten mitlaufen und justieren die Schwellenwerte nach. Erst wenn er stabil läuft, geht er produktiv.
Kosten und ROI
Wir arbeiten zum Festpreis pro Prozess. Die laufenden Kosten bleiben niedrig, weil wir auf n8n und einen eigenen Server setzen statt auf Abomodelle, die mit jedem Vorgang teurer werden. Bei spürbarem Volumen amortisiert sich das in der Regel innerhalb weniger Monate.
Die Pakete im Überblick finden Sie bei den Preisen. Was hinter dem Projektpreis steckt, wie sich die Anzahlung verrechnet und welche Projekte typischerweise den Anfang machen, steht auf der Produktseite KI-Prozessautomation im Shop.
Häufige Fragen
KI-Prozessautomatisierung ist der greifbarste Teil eines größeren Felds: der KI-Automatisierung im ganzen Betrieb. Wer den Überblick über Bausteine, Abgrenzung und Nutzen sucht, findet ihn dort.