KI-generiert

Chat und Website

KI-Chatbot, der aus Ihren Unterlagen antwortet, nicht aus dem Internet

Ein KI-Chatbot beantwortet Fragen von Besuchern Ihrer Website in normaler Sprache. Unserer liest dafür nur, was Sie freigegeben haben: Leistungsseiten, Preislisten, FAQ, Merkblätter. Er nennt die Quelle, nimmt Anfragen mit den nötigen Angaben auf und übergibt an Ihr Team, sobald eine Frage über seine Unterlagen hinausgeht.

Warum eigene Unterlagen Was er übernimmt Grenzen Kanäle Datenschutz Pakete und Preise Fragen

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Warum ein Chatbot eigene Unterlagen braucht

Ein Sprachmodell ohne Zugriff auf Ihre Unterlagen kennt Ihren Betrieb nicht. Fragt jemand nach Ihren Öffnungszeiten oder dem Preis einer Leistung, formuliert es eine plausible Antwort, und die kann falsch sein, ohne dass es das merkt. Auf einer Website ist das schlimmer als gar keine Antwort, weil der Besucher dem Chat glaubt.

Deshalb arbeiten unsere Chatbots mit einer eigenen Wissensbasis. Vor jeder Antwort sucht das System die passenden Stellen in Ihren Unterlagen und formuliert nur daraus. Wie das technisch funktioniert, steht im Wiki unter RAG, Embedding und Vektorsuche; woran Sie erfundene Antworten erkennen, unter KI-Halluzinationen.

Langes Regal mit dunklen, unbeschrifteten Aktenordnern, einer ist ein Stück herausgezogen und wird von einem schmalen bernsteinfarbenen Lichtstreif getroffen. KI-generiert
Er antwortet aus dem, was im Regal steht, nicht aus dem, was plausibel klingt.

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Was der Chatbot übernimmt

Die immer gleichen Fragen

Was kostet das, wie lange dauert es, welche Unterlagen brauche ich, wo parke ich. Er antwortet rund um die Uhr, mit Link auf die Seite, aus der die Antwort stammt.

Anfragen vorbereiten

Statt eines leeren Kontaktformulars fragt er ab, was Ihr Team für ein Angebot braucht: Umfang, Zeitraum, Ort, Budget. Wie das Vorbewerten von Anfragen funktioniert, zeigt unser Beitrag zur Lead-Qualifizierung mit KI-Scoring.

Termine buchen

Mit Zugriff auf Ihren Kalender bietet er freie Zeiten an und bucht direkt im Chat, inklusive Bestätigung und Erinnerung.

An einen Menschen übergeben

Sobald eine Frage nicht in seinen Unterlagen steht oder jemand ausdrücklich einen Menschen will, übergibt er. Ihr Team bekommt den Gesprächsverlauf und muss nicht von vorne fragen.

Aufgeklappter Laptop auf einem Holztisch in einem dunklen Büro bei Nacht, der Bildschirm unscharf, unten rechts ein kleiner bernsteinfarbener Lichtpunkt, daneben eine Tasse und ein Notizbuch. KI-generiert
Die Frage kommt um 22 Uhr. Die Antwort auch.

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Wo ein Chatbot aufhören sollte

Keine Beratung im Einzelfall, keine verbindlichen Zusagen, die nicht schriftlich feststehen, und keine Antworten auf Fragen, zu denen es keine Unterlage gibt. Diese Grenzen schreiben wir in die Regeln des Chatbots, bevor er online geht, und prüfen sie im Test mit Fragen, die ihn absichtlich herausfordern.

Ein Chatbot ersetzt auch keine gute Website. Wenn eine Frage auf Ihrer Seite hundertmal im Monat gestellt wird, gehört die Antwort sichtbar auf die Seite, und die Liste der unbeantworteten Fragen, die Sie jeden Monat bekommen, ist dafür die beste Vorlage.

Zwei Hände über einem Schreibtisch, die eine reicht der anderen eine dunkelgraue Mappe, eine Schreibtischlampe wirft warmes Licht auf die Tischkante. KI-generiert
Was nicht in seinen Unterlagen steht, gibt er ab, mit dem ganzen Gesprächsverlauf.

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Website, WhatsApp, Postfach: ein Wissensstand

Fragen kommen nicht nur über die Website. Derselbe Chatbot kann auf mehreren Wegen antworten, und alle greifen auf dieselben Unterlagen zu.

Website

Chatfenster in Ihrem Design, lädt erst beim Klick, damit die Seite schnell bleibt.

WhatsApp Business

Für Betriebe, deren Kunden lieber schreiben als anrufen. Übergabe an Ihr Team im selben Chat.

E-Mail-Postfach

Standardanfragen beantwortet er per Mail vor oder legt einen Antwortentwurf bereit, den Ihr Team nur noch freigibt.

Soll derselbe Assistent auch Anrufe annehmen, ist das der KI-Telefonassistent. Für interne Fragen Ihrer Mitarbeitenden an Ihr Firmenwissen gibt es das KI-Wissensmanagement, das ohne Cloud im eigenen Haus läuft. Wie alle Kanäle zusammenspielen, mit ROI-Rechner, steht unter Kundenservice automatisieren.

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Datenschutz: was geregelt sein muss

Im Chatfenster steht, dass eine KI antwortet; das verlangt der EU AI Act, und Besucher wollen es ohnehin wissen. Gespräche speichern wir nur so lange, wie Sie festlegen, und wir schließen mit Ihnen eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

Die Workflows laufen auf Servern in Deutschland. Braucht ein Schritt ein großes Sprachmodell, kann dieser eine Schritt je nach Modell bei einem Anbieter außerhalb der EU laufen. Das legen wir vorher offen. Wer das nicht möchte, bekommt ein Modell, das in Deutschland oder bei Ihnen im Haus läuft, mit etwas weniger Sprachgewandtheit. Mehr dazu im Beitrag KI-Automatisierung und DSGVO.

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Pakete und Preise

Einmal Einrichtung, danach ein fester Monatsbetrag. Alle Preise netto. Weitere Gespräche 0,10 Euro. Mindestlaufzeit drei Monate, danach monatlich kündbar.

Website

299 € / Monat

Einrichtung 1.990 €

Betriebe, deren Website immer dieselben Fragen bekommt

  • 1.000 Gespräche im Monat
  • Chatfenster auf Ihrer Website, in Ihrem Design
  • Antwortet aus Ihren freigegebenen Seiten und Dokumenten
  • Übergabe an Ihr Team per Mail mit Gesprächsverlauf
  • Monatliche Liste der Fragen, die er nicht beantworten konnte

Anfrage

499 € / Monat

Einrichtung 3.500 €

Betriebe, die aus Website-Besuchern Anfragen machen wollen

  • 2.000 Gespräche im Monat
  • Alles aus Website
  • Fragt die Eckdaten einer Anfrage ab und bewertet sie vor
  • Terminbuchung im Chat
  • Übergabe ins CRM oder Postfach als fertiger Datensatz

Kanäle

899 € / Monat

Einrichtung ab 5.900 €

Betriebe mit Anfragen über mehrere Wege

  • 3.000 Gespräche im Monat
  • Alles aus Anfrage
  • Zusätzlich WhatsApp Business oder E-Mail-Postfach
  • Ein gemeinsamer Wissensstand für alle Kanäle
  • Anbindung an Ticketsystem oder Warenwirtschaft

Vor der Einrichtung steht der Prozess-Check: 1.200 Euro netto je Check-Tag, bei Beauftragung voll auf die Einrichtung angerechnet. Wir sichten Ihre Unterlagen, die häufigsten Fragen aus Postfach und Telefon und Ihre Systeme. Danach wissen Sie, welches Paket passt und welche Unterlagen vorher aufgeräumt werden müssen.

Auch die unbequemen

Häufige Fragen zum KI-Chatbot

Wie viel kostet ein KI-Chatbot?
Ein Chatbot, der aus Ihren eigenen Unterlagen antwortet, beginnt bei Ventas AI bei 1.990 € netto Einrichtung und 299 € netto im Monat. Chatbots ohne eigene Wissensbasis gibt es günstiger. Sie antworten dann aus dem allgemeinen Wissen des Sprachmodells, und genau dort entstehen die erfundenen Antworten. Enthalten sind 1.000 Gespräche im Monat, Mindestlaufzeit drei Monate, danach monatlich kündbar.
Was ist der Unterschied zwischen einem Chatbot und einem KI-Agenten?
Ein Chatbot beantwortet Fragen. Ein KI-Agent erledigt Aufgaben: Er trägt einen Termin ein, legt einen Vorgang im CRM an oder leitet eine Anfrage an die richtige Person weiter. Unsere Pakete ab Anfrage sind genau genommen Agenten, weil sie nach dem Gespräch etwas in Ihren Systemen tun.
Erfindet der Chatbot Antworten?
Er antwortet nur aus den Unterlagen, die Sie freigegeben haben, und nennt die Quelle. Findet er dort nichts, sagt er das und bietet die Übergabe an einen Menschen an. Ganz ausschließen lässt sich ein Fehler bei keinem Sprachmodell; deshalb bekommen Sie jeden Monat die Liste der Gespräche, in denen er unsicher war.
Ist ein KI-Chatbot auf der Website DSGVO-konform?
Er kann es sein, wenn drei Dinge geregelt sind: ein Hinweis im Chatfenster, eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung und eine Löschfrist für die Gespräche. Welche Verarbeitungsschritte in Deutschland laufen und welcher gegebenenfalls bei einem Anbieter außerhalb der EU, legen wir vor dem Start offen.
Wie lange dauert es, bis der Chatbot online ist?
Für das Paket Website in der Regel zwei bis drei Wochen: eine Woche für Unterlagen und Regeln, eine Woche Test mit Ihrem Team, dann geht er live. Mit CRM- oder WhatsApp-Anbindung rechnen wir eine bis zwei Wochen mehr.
Wer pflegt die Antworten, wenn sich bei uns etwas ändert?
Sie ändern die Unterlage, etwa eine Preisliste oder eine FAQ-Seite, und der Chatbot liest die neue Fassung ein. Größere Änderungen an Regeln und Übergaben sind im Monatsbetrag enthalten.

Nächster Schritt

Welche Fragen soll Ihr Chatbot beantworten?

Bringen Sie zum kostenlosen Erstgespräch die zehn Fragen mit, die Ihr Team am häufigsten beantwortet. Daran sehen wir in 30 Minuten, ob ein Chatbot sich lohnt und welche Unterlagen er braucht.

Erstgespräch anfragen → Wie die Wissensbasis arbeitet →

Stand 25.09.2026 · Ventas AI, Offenbach am Main