Das Wissen Ihrer Praxis, durchsuchbar. Ohne dass Daten das Haus verlassen.

Warum eine Cloud-KI in der Praxis ausscheidet

Eine Praxis arbeitet mit Gesundheitsdaten, den sensibelsten Daten, die die DSGVO überhaupt kennt (Art. 9). Dazu kommt die ärztliche Schweigepflicht nach § 203 StGB. Eine Cloud-KI, die solche Inhalte an fremde oder US-Server gibt, ist damit kaum vereinbar. Ein Gerät im Haus hält alles lokal, dann stellt sich die Frage der Übermittlung gar nicht erst. Was § 203 StGB und, ab fünf Angestellten mit Betriebsrat, § 87 BetrVG bei der Einführung konkret verlangen, steht unter KI, Betriebsrat und Berufsgeheimnis.

Was ein Praxis-Firmengedächtnis kann

• Praxisabläufe, Standards und Hygienevorgaben auffindbar machen, statt sie nur mündlich weiterzugeben.
• Abrechnungswissen zu Sonderfällen festhalten, das sonst nur eine erfahrene Kraft im Kopf hat.
• Neue MFA schneller einarbeiten, weil die Antworten schon in der Praxis liegen.
• Gerätedokumentation und interne Anweisungen an einer Stelle durchsuchen.

Was Dokumentation und Suche heute kosten

Für Praxen gibt es diese Zahlen, anders als für viele andere Branchen. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung beziffert den Verwaltungsaufwand im Juni 2026 auf rund 61 Arbeitstage im Jahr, im Schnitt je Ärztin und Arzt. Das ist ein Vierteljahr Arbeitstage, das nicht in die Behandlung geht.

Wie das im Alltag ankommt, zeigt eine Befragung des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung im Auftrag der KBV aus dem Herbst 2023, an der über 30.000 Praxisinhaber teilgenommen haben:

• 93 Prozent fühlen sich durch die Vielzahl administrativer Aufgaben überlastet.
• 85 Prozent sagen, dass ihnen für die Behandlung der Patientinnen und Patienten zu wenig Zeit bleibt.
• 98 Prozent fordern einen spürbaren Abbau von Bürokratie.

Das Zi-Praxis-Panel kommt für niedergelassene Praxisinhaber auf eine 50-Stunden-Woche, von der rund ein Drittel ohne direkten Patientenkontakt vergeht: Dokumentation, Arztbriefe, Praxisführung. Diese Erhebung stammt von 2014 und ist damit die älteste Zahl hier, aber sie ist die einzige mit dieser Aufschlüsselung.

Ein Wissenssystem rührt an diesen Zahlen nur einen Teil an, und den soll man nicht größer machen, als er ist. Es schreibt keinen Arztbrief, es füllt kein Formular, es kodiert nicht. Was es abnimmt, ist das Suchen: wo die Anweisung zu einem seltenen Ablauf steht, wie ein Sonderfall in der Abrechnung damals gelöst wurde, was die neue MFA fragen würde, wenn gerade jemand Zeit für sie hätte.

Und der Nutzen heißt nicht Umsatz. Im budgetierten EBM wird gesparte Zeit nicht zu Honorar; sie wird zu weniger Überstunden, zu einem ruhigeren Nachmittag und zu Personal, das abends früher geht. Wer Ihnen an dieser Stelle einen Betrag pro Arzt und Jahr vorrechnet, hat die Abrechnung nicht verstanden.

Was mit Patientenakten geht und was nicht

Die Frage kommt in jedem Erstgespräch, deshalb hier die Antwort in beide Richtungen.

Durchsuchbar werden digitale Dokumente aus Ihrer Praxis, lokal auf dem Gerät im Haus: Befunde als PDF mit Textebene, Arztbriefe, interne Anweisungen, Gerätedokumentation. Jede Antwort nennt die Fundstelle, Sie sehen also, aus welchem Dokument sie stammt, und können sie in einer halben Minute nachschlagen. Nichts davon verlässt die Praxis.

Drei Dinge gehen nicht, und die gehören vor die Beauftragung statt danach:

• Scans und Faxe bleiben außen vor. Das Gerät im Haus arbeitet mit digitalen Dokumenten, ein Fax ist für ein Suchsystem zunächst ein Bild. Die Texterkennung dafür gehört zur Serverstufe, sie ist gebaut und auf der Hardware geprüft, läuft aber in keiner Kundeninstallation. In einer Praxis ist das kein Randfall, sondern oft ein erheblicher Teil des Bestands.
• Es gibt keine Verbindung zu Ihrem Praxisverwaltungssystem. Das Gerät liegt daneben, nicht darin. Es liest keine Karteikarte, keine Terminliste und keine Abrechnungsdaten. Was hineinkommt, legen Sie fest, indem Sie einen Ordner freigeben.
• Beim Löschen gibt es keinen Abgleich mit der Quelle. Verschwindet ein Dokument dort, verschwindet es nicht von selbst aus dem Index. Das muss heute an beiden Stellen passieren.

Der letzte Punkt ist bei Patientenakten kein Komfortthema. Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO, dazu kommen die Aufbewahrungs- und Löschpflichten aus der Behandlungsdokumentation. Deshalb halten wir vor der Einrichtung schriftlich fest, welche Unterlagen überhaupt in den Index gehen und wer sie freigibt. Wenn dabei herauskommt, dass Patientenakten für Ihren Fall besser draußen bleiben, sagen wir Ihnen das und richten es ohne sie ein.

Für welche Praxen

Einzelpraxis, Gemeinschaftspraxis oder MVZ: je eingespielter das Team, desto mehr läuft über Zuruf und Erfahrung. Ein Gerät im Haus sichert dieses Wissen, ohne dass ein einziger Datensatz die Praxis verlässt.

KI-generiert

Telefon und Termine sind ein anderes Thema

Wenn Sie die Zahlen von oben mit Ihrem Alltag abgleichen, landen Sie schnell beim Telefon. Das ist berechtigt, nur ist es nicht die Aufgabe eines Wissenssystems. Terminanfragen, Rückrufe und die immer gleichen Fragen am Vormittag löst man mit Automatisierung, nicht mit Suche. Wie das in einer Praxis aussieht, steht auf der Seite zur KI-Automatisierung für Arztpraxen.

Beides lässt sich verbinden, muss es aber nicht. Viele Praxen fangen beim Telefon an, weil die Entlastung dort am schnellsten ankommt, und nehmen das Wissenssystem später dazu.

Ab welcher Praxisgröße die Serverstufe trägt

Eine Zahl gibt es nicht, und wer Ihnen eine nennt, rät. Den Ausschlag geben vier andere Dinge, und die Zahl der Behandler ist keines davon.

• Wie viele Leute gleichzeitig suchen. Am Montagvormittag greifen in einer Gemeinschaftspraxis mehrere Kräfte parallel zu.
• Ob mehrere Standorte auf denselben Bestand zugreifen sollen, etwa ein MVZ mit Zweigpraxis.
• Wie viel Ihres Bestands digital vorliegt. Das ist in Praxen der häufigste Anlass für die größere Stufe, weil dort mehr im Faxeingang und auf Papier liegt als in anderen Betrieben.
• Ob Sie den Betrieb im Haus behalten wollen oder jemanden brauchen, der ihn übernimmt.

Wie die größere Stufe gebaut ist, was sie kostet und wo sie gerade steht, lesen Sie auf der Seite zum eigenen KI-Server.

Häufige Fragen