Wissen, das an jedem Standort gleich verlässlich ist.

Eine internationale Hochschule hat mit VAKIS ihre verstreuten Dokumente in eine gemeinsame Wissensbasis überführt. Berechtigte Teams greifen auf dieselbe aktuelle Grundlage zu - über Länder, Sprachen und Aufgaben hinweg.

Ausgangslage

Das Wissen war vorhanden. Nur nicht an einem Ort.

Relevante Unterlagen lagen auf lokalen Laufwerken, in standortbezogenen Ablagen sowie in E-Mail-Postfächern und Anhängen. Wenn sich Vorlagen oder Vorgaben änderten, erreichten Aktualisierungen nicht immer alle Teams. Versionen und Sprachfassungen entwickelten sich auseinander.

01 / PERSON

Lokale Laufwerke

Wichtige Unterlagen waren teilweise an einzelne Mitarbeitende und ihre persönliche Ablage gebunden.

02 / STANDORT

Getrennte Dateiablagen

Standorte pflegten eigene Bestände, obwohl dieselben Informationen an mehreren Orten benötigt wurden.

03 / VERLAUF

E-Mails und Anhänge

Aktuelle Informationen und Vorlagen mussten oft über ältere Nachrichten und einzelne Dateien gesucht werden.

Umsetzung

Eine gemeinsame Quelle statt vieler Versionen.

Am Hauptstandort entstand ein zentrales, RAG-basiertes Wissenssystem. Die Architektur verbindet ein kontrolliertes Dokumentenarchiv mit einer Vektordatenbank und einer internen KI. Die angebundenen Standorte arbeiten über ein VPN-Cluster mit derselben Wissensbasis.

01DokumenteKontrolliertes Archiv

02WissensbasisRAG und Vektordatenbank

03Interne KIQwen3.6 27B

04VPN-ClusterStandorte verbunden

05TeamsAufgaben sicher vorbereiten

Patchfeld mit verbundenen Datenleitungen und einem gesperrten Anschluss. — Darstellung einer kontrollierten Infrastruktur. Die Fallstudie bleibt anonymisiert; sie zeigt keine Kundenanlage.

Nutzung im Alltag

Eine KI für die Aufgaben, die jeden Standort verbinden.

Anschreiben und E-Mails

Teams bereiten Kommunikation auf Basis freigegebener Vorlagen und zentraler Informationen vor.

Rechnungen und Verwaltung

Administrative Unterlagen und wiederkehrende Formulierungen lassen sich schneller vorbereiten.

Behördenkorrespondenz

Relevante Vorgaben und Unterlagen sind in einer gemeinsamen Wissensbasis auffindbar.

Lehre und IT

Tutoren, Professoren, Studierende, IT und Management greifen entsprechend ihrer Berechtigungen auf dieselbe Grundlage zu.

Wirkung

Zusammenarbeit wird steuerbar, weil der Informationsstand es ist.

Gemeinsame Basis

Standorte arbeiten mit einer gemeinsamen Wissensbasis statt mit lokalen Einzelbeständen und E-Mail-Verläufen.

Weniger Rückfragen

Mitarbeitende, IT und Management werden bei Suche, wiederkehrenden Fragen und Informationspflege entlastet.

Besser steuerbar

Konsistenz und Qualität administrativer Unterlagen lassen sich standortübergreifend besser steuern.

Die Hochschule wird auf eigenen Wunsch anonymisiert dargestellt. Quantifizierte Werte zu Zeitersparnis, Fehlerreduktion oder Nutzerzahlen werden nicht behauptet, da sie für die Veröffentlichung nicht freigegeben sind.

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Ihr Anwendungsfall

Ihr Wissen muss nicht an einem Standort stehen bleiben.

Wir prüfen mit Ihnen, welche Informationen zentral verfügbar sein sollen und welche Architektur zu Ihrem Betrieb passt.

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