Offenbach am Main

Prozessautomatisierung in Offenbach - Geschäftsprozesse automatisieren zum Festpreis

Prozessautomatisierung heißt hier Büro- und Geschäftsprozesse, nicht Fließband oder Maschinensteuerung: Rechnungen, Angebote, Terminverwaltung und Kundenanfragen laufen automatisch statt von Hand. Wir bauen dafür n8n- und Make-Workflows für Unternehmen im Rhein-Main-Gebiet, zum Festpreis ab 1.000 Euro und DSGVO-konform auf EU-Servern. Deine bestehende Software bleibt, was sie ist - wir binden sie an, statt sie zu ersetzen.

✓ Festpreis ✓ Kein Abo ✓ DSGVO ✓ kein Vendor-Lock-in

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Timo Radecke, Gründer Ventas AI · Offenbach am Main

Prozess-Katalog

Diese Prozesse automatisieren wir

Zwölf Büroprozesse, die bei den meisten Unternehmen im Rhein-Main am meisten Zeit kosten. Nicht jeder passt zu dir, aber die Liste zeigt, wo ein Workflow ansetzt.

Prozess / manueller Aufwand heute	Was der Workflow übernimmt	Ersparnis
Eingangsrechnungen Rechnungen von Hand abtippen, prüfen und in die Buchhaltung übertragen	Liest PDF- und E-Mail-Rechnungen aus, prüft Pflichtfelder, bucht automatisch	90 % ohne manuellen Eingriff
Angebote Preise und Positionen von Hand in eine Vorlage übertragen, oft über Nacht liegen geblieben	Zieht Preise und Kundendaten aus dem System, baut ein fertiges PDF	aus 1 Tag werden rund 8 Minuten
Terminbestätigung Anruf oder E-Mail von Hand bestätigen, Erinnerung separat verschicken	Bestätigt automatisch, verschickt Erinnerung und Absage-Link	No-Show-Rate von 22 % auf 6 %
Lead-Nachfassen Vertrieb entscheidet aus dem Bauch, wen er zuerst anruft	Bewertet jede Anfrage nach Kaufwahrscheinlichkeit, sortiert vor	heiße Leads landen zuerst auf dem Tisch
Support-Weiterleitung Jede Anfrage wird manuell gelesen und an die richtige Person weitergeleitet	Liest die Anfrage, ordnet sie einer Kategorie zu, leitet direkt weiter	mehrere Std./Woche im Support-Postfach
Reporting Zahlen aus mehreren Tools von Hand in eine Tabelle kopieren	Zieht Daten automatisch zusammen, verschickt den Report zum festen Termin	ein halber Tag im Monat weniger Zusammensuchen
Stammdaten-Sync Kundendaten in CRM, Buchhaltung und Newsletter-Tool einzeln pflegen	Ein Datensatz wird einmal eingegeben und überall aktuell gehalten	keine doppelten oder veralteten Datensätze mehr
Vertragsfristen Kündigungs- und Verlängerungstermine in einer Excel-Liste im Blick behalten	Erinnert rechtzeitig vor Ablauf, bevor eine Frist verstreicht	keine verpasste Frist mehr
Onboarding-Mails Neuen Kunden oder Mitarbeitenden manuell eine Reihe von E-Mails schicken	Verschickt die Sequenz automatisch nach Vertragsabschluss oder Start	mehrere Std./Monat, je nach Anzahl der Neuzugänge
Belegablage Belege und Dokumente einzeln in Ordnerstrukturen einsortieren	Erkennt Dokumententyp, benennt und legt automatisch ab	mehrere Std./Woche, besonders in Kanzleien
Bestellbestätigungen Jede eingehende Bestellung manuell prüfen und bestätigen	Prüft Verfügbarkeit und Daten, verschickt Bestätigung automatisch	Bestätigung raus in Minuten statt Stunden
Krankmeldungen Meldung per Anruf oder Zettel entgegennehmen, manuell in mehreren Systemen vermerken	Trägt die Meldung automatisch in Zeiterfassung und Personalsystem ein	ein Rückfrage-Anruf weniger pro Fall

Werkzeuge

Womit wir arbeiten

Für Workflows setzen wir vor allem auf n8n, selbst gehostet auf einem Server in der EU, und ergänzend auf Make.com, wenn ein Kunde das schon nutzt. Angebunden werden Systeme, die du bereits hast, zum Beispiel DATEV, Lexoffice oder HubSpot - wir bauen keine neue Softwarelandschaft, sondern Verbindungen zwischen der, die du schon bezahlst.

Der Unterschied zu vielen Agenturen: Die Workflows laufen auf Infrastruktur, die du oder wir kontrollieren, nicht auf einem fremden SaaS-Konto, das morgen die Preise oder die Nutzungsgrenze ändert.

Definition

Was ist Workflow-Automatisierung?

Workflow-Automatisierung verkettet mehrere Schritte in deinen Tools zu einem Ablauf, der ohne manuelles Zutun durchläuft: Ein Trigger startet ihn, etwa eine neue E-Mail oder ein Formular, und jeder folgende Schritt läuft automatisch weiter, bis das Ergebnis irgendwo ankommt, im CRM, in der Buchhaltung, im Kalender. n8n ist dabei das Werkzeug, das diese Schritte verbindet und mit deiner bestehenden Software spricht, ohne dass du selbst programmierst.

Prozessautomatisierung ist ein Baustein von KI-Automatisierung in Offenbach. Unsicher, ob sich bei dir gleich ein Workflow lohnt oder erst eine Bestandsaufnahme sinnvoll ist? Dann ist die KI-Beratung in Offenbach der bessere erste Schritt.

Preise

Was es kostet

Einzelner automatisierter Workflow

ab 1.000 €

Mehrstufiges Integrationsprojekt

ab 3.000 €

Der 15-Minuten-Prozess-Check ist kostenlos. Festpreis nach dem Check.

Häufige Fragen

Was Unternehmen in Offenbach vor dem Erstgespräch fragen

Nicht jeder automatisierte Ablauf braucht KI. Folgt ein Prozess festen Regeln, zum Beispiel "wenn Bestellwert über 500 Euro, dann Freigabe durch die Buchhaltung", reicht klassische Automatisierung mit n8n oder Make. KI kommt erst ins Spiel, wenn der Workflow unstrukturierten Text oder Dokumente verstehen muss, etwa eine frei formulierte Anfrage oder eine gescannte Rechnung.

Das klären wir im Prozess-Check, nicht vorher am Schreibtisch. Viele Büroprozesse wie Terminerinnerungen oder ein Datenabgleich laufen komplett ohne KI. Sobald der Workflow aber eine E-Mail lesen oder eine Rechnung auswerten muss, kommt ein Sprachmodell dazu - das entscheidet der Prozess, nicht unsere Vorliebe für ein bestimmtes Tool.

Am meisten bringen Abläufe, die oft vorkommen, klaren Regeln folgen und heute Zeit fressen. Eingangsrechnungen, Angebote und Terminverwaltung sind bei den meisten Unternehmen die ersten Kandidaten. Im Prozess-Check wird schnell klar, wo bei dir die meiste Zeit verloren geht.

In der Regel ja. Wir binden Systeme an, die du schon nutzt, über offizielle Schnittstellen oder, wo keine vorhanden ist, über eine eigene API-Anbindung. Ein Wechsel zu neuer Software ist so gut wie nie nötig - DATEV, Lexoffice und die meisten CRM-Systeme lassen sich anschließen.

Ein einzelner automatisierter Workflow startet bei 1.000 Euro, ein mehrstufiges Integrationsprojekt bei 3.000 Euro. Der genaue Preis hängt vom Umfang ab und steht als Festpreis fest, bevor wir mit dem Bauen anfangen.

Ein einzelner Workflow ist meist nach zwei bis vier Wochen live, inklusive Testphase mit echten Daten. Bei mehrstufigen Integrationsprojekten mit mehreren Systemen dauert es länger; einen realistischen Zeitrahmen nennen wir dir im Konzept, nicht erst nach Projektstart.

Jeder Workflow hat eine Fehlerbehandlung eingebaut. Schlägt ein Schritt fehl, weil zum Beispiel eine Schnittstelle kurz nicht erreichbar ist, bekommst du eine Benachrichtigung statt eines stillen Datenverlusts. Kritische Prozesse legen wir zusätzlich mit einem manuellen Fallback an.

Ja. Nach der Übergabe bekommst du alle Zugänge und die technische Dokumentation. Du bist nicht auf uns angewiesen, um weiterzumachen oder einen Workflow anzupassen - genau das meinen wir mit kein Vendor-Lock-in.

Kostenloser 15-Minuten-Prozess-Check

Wir schauen uns einen Prozess an und sagen dir ehrlich, ob sich Automatisierung lohnt. Ohne Skript, ohne Verkaufsdruck.

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Pfarrer-Kaspar-Walter-Straße 2

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Stand: Juli 2026