Eine Stelle eingespart, kein Papier mehr -
Dokumentenmanagement für eine Steuerberatung
Ausgangssituation
Jeden Morgen kam ein neuer Stapel. Mandanten brachten Belege, Rechnungen und Kontoauszüge in unterschiedlichen Formaten mit - manche als PDF, manche als Scan, viele als Papier. Jemand musste das alles anfassen, sortieren, benennen, ablegen. Das war faktisch eine halbe Stelle, die damit beschäftigt war und nichts anderes.
Gleichzeitig klingelte das Telefon. Fragen zu Fristen, Unterlagenformaten und Terminen - immer wieder dieselben, immer wieder jemand aus dem Team der antworten musste.
Lösung und technischer Aufbau
Wir haben zwei Systeme aufgesetzt, die unabhängig voneinander funktionieren aber beide auf dasselbe Ziel einzahlen: weniger manuelle Arbeit.
Das Call-Routing läuft wie bei der Anwaltskanzlei - KI beantwortet Standardfragen automatisch, alles was echte Beratung braucht wird strukturiert weitergeleitet.
Für das Dokumentenmanagement haben wir einen n8n-Workflow gebaut, der eingehende Dokumente automatisch klassifiziert, egal ob sie per E-Mail, Upload oder Scan reinkommen. OpenAI liest den Inhalt und extrahiert die relevanten Daten: Mandant, Dokumenttyp, Steuerperiode, Datum. Das Dokument wird abgelegt, der zuständige Berater bekommt eine Benachrichtigung. Suche über den gesamten Bestand dauert Sekunden.
Ergebnisse
Die Aushilfsstelle für den Papiereingang wurde nicht neu besetzt. Der Aufwand ist weg, weil die Arbeit weg ist. Berater finden Dokumente jetzt selbst, statt jemanden zu fragen - das hat die interne Kommunikation stärker verändert als erwartet.
"Der Papierstapel ist weg. Und das Telefon klingelt seltener für uns."
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