HR & Recruiting

KI-Automation für
Personalvermittlung & HR.

Personalvermittlungen und HR-Abteilungen sind dokumenten- und termingetrieben. Bewerberscreening, Interviewkoordination, Statusupdates, Absagen - ein Großteil davon läuft manuell und lässt sich strukturiert automatisieren.

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Typische Zeitfresser

Wo in Personalvermittlung & HR
die meiste Zeit verloren geht.

01

Bewerbungseingang manuell sichten und sortieren

Bewerbungen kommen per Mail, über das Karriereportal und per Post. Jede muss geöffnet, eingeschätzt und zugewiesen werden. Ein automatisches Erstscreening ordnet Bewerbungen den Anforderungen zu, bevor ein Mensch sie anfasst. Bei Stellen mit hoher Resonanz entscheidet allein das über die Reaktionszeit.

02

Interviewtermine koordinieren

Kandidat, Fachabteilung, HR: drei Kalender, eine freie Zeit. Koordination per Mail kostet Tage. Automatische Terminabstimmung bringt das auf Stunden. Jeder Tag in dieser Abstimmung ist ein Tag, an dem ein anderer Arbeitgeber schneller sein kann.

03

Status-Updates und Absagen manuell verschicken

Bewerber wollen wissen, wo ihr Prozess steht. Status-Updates und Absagen per Hand zu schicken kostet täglich Zeit und bleibt trotzdem oft liegen, was den Ruf als Arbeitgeber beschädigt. Abgelehnte Bewerber von heute sind dabei häufig die passenden Kandidaten für die übernächste Stelle.

Konkretes Ergebnis aus der Praxis

Screening-Aufwand reduziert, Interviewkoordination vollautomatisch

Die Automation in Personalvermittlung & HR ist ein konkreter Anwendungsfall von KI-Prozessautomatisierung - dem systematischen Umbau wiederkehrender Abläufe. Welche Prozesse sich darüber hinaus lohnen, zeigt der Überblick zur KI-Automatisierung.

Was die Branche besonders macht

Die ersten 48 Stunden entscheiden.

Im Recruiting gewinnt selten der beste Prozess, sondern der schnellste. Wer sich zwei Tage nach der Bewerbung meldet, spricht mit einem Kandidaten, der noch zuhört. Wer sich nach zwei Wochen meldet, spricht mit jemandem, der bereits woanders unterschrieben hat. Genau diese Reaktionszeit ist der Teil des Prozesses, der von Hand fast nie zuverlässig funktioniert.

Automatisierung setzt deshalb am Eingang an. Bewerbungen werden eingelesen, gegen die Anforderungen vorbewertet und weitergeleitet, Eingangsbestätigungen gehen sofort raus, Interviewtermine werden ohne Mailkette abgestimmt. KI-Automation trifft dabei keine Absage und keine Einstellungsentscheidung, sie sortiert und beschleunigt. Die Bewertung bleibt bei den Menschen, die später mit dem Kandidaten arbeiten, und die haben dann mehr Zeit dafür.

Wie es funktioniert

So läuft Automation in Personalvermittlung & HR.

01

Eingangsrechnungen

📧
E-Mail / PDF
🤖
OpenAI Extract - n8n
📊
Buchhaltungs-Eintrag
02

Lead-Qualifizierung

📝
Kontaktformular
🔍
Lead-Scoring & Kategorisierung
📈
CRM + Sales-Alert
03

Terminverwaltung

📅
Terminanfrage
⚙️
Kalenderlogik & Verfügbarkeit
✅
Bestätigungs-E-Mail
04

Support-Routing

🎫
Support-Ticket
🧠
KI-Klassifizierung & Routing
🙋
Zugewiesen + Auto-Antwort
05

Sales-Akquise

🕷
Lead-Scraping
⚙️
n8n Automation
📋
Lead-Liste (CRM)
🎯
KI-Gesprächsassistent
🤝
Termin / Angebot

Lokaler Ansprechpartner

Wir sitzen in Offenbach am Main. Wenn ein persönliches Gespräch schneller hilft, treffen wir uns.

Festpreis - kein Abo

Einmaliger Preis für Aufbau und Einrichtung. Kein laufender Kostenblock, kein Vendor-Lock-in.

Hosting in Deutschland, AVV inklusive

Die Workflows laufen self-hosted in Deutschland, AVV nach Art. 28 DSGVO inklusive.

Alle Branchen
Häufige Fragen

Was Personalvermittlung & HRs vor dem Erstgespräch wissen wollen.

Bewerbungseingänge per E-Mail, aus Karriereportalen mit Exportfunktion und aus eigenen Formularen werden eingelesen. Die konkrete Anbindung hängt von Ihrem bisherigen Setup ab - das besprechen wir im Erstgespräch.
Ja. Wir dokumentieren alle Verarbeitungsschritte und setzen automatische Löschregeln nach Ablauf der gesetzlichen Fristen. Sie behalten die Kontrolle über Speicherorte und Zugriffsrechte.
Ja. Bewerbungen in gängigen europäischen Sprachen werden erkannt und ausgewertet. Das ist besonders bei internationalen Positionen oder Unternehmen mit internationalen Mitarbeitern relevant.
Ein einzelner automatisierter Workflow beginnt bei 1.000 Euro, ein Integrationsprojekt über mehrere Systeme bei 3.000 Euro. Festpreis, kein Abo. Der Bewerbungseingang ist fast immer der Prozess, der sich zuerst rechnet.
Nein. Es sortiert vor und schlägt eine Reihenfolge vor, die Entscheidung trifft ein Mensch. Das ist nicht nur eine Frage der Qualität: Automatisierte Auswahlentscheidungen im Bewerbungsverfahren fallen unter die Hochrisiko-Regeln des EU AI Act und verlangen menschliche Aufsicht. Wir bauen den Prozess von vornherein so, dass diese Aufsicht nicht nachträglich eingebaut werden muss.

Das erste Gespräch für Ihr Unternehmen kostet nichts.

Wir schauen gemeinsam, welche Abläufe in Ihrer Personalvermittlung & HR am meisten Zeit fressen - und ob Automation der richtige Weg ist. 30 Minuten, kein Skript, kein Druck.

Kostenloses Erstgespräch - 30 Min.