Ihre Leute nutzen ChatGPT.
Haften tun Sie.

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist das Unternehmen, nicht die Person am Rechner. Bußgelder, Meldepflichten und Schadenersatz treffen den Betrieb und damit die Geschäftsführung. Bei Ärzten, Anwälten und Steuerberatern kommt eine zweite Ebene dazu, die sich gegen die Person richtet.

Die Frage, wer dafür geradesteht, kommt in den meisten Betrieben erst dann auf, wenn es schon passiert ist. Dann sitzt man zu dritt in einem Raum, jemand sagt „das hat sie doch privat gemacht", und niemand weiß, ob das stimmt oder ob es hilft.

Die kurze Antwort steht im Gesetz

Verantwortlicher ist nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO die Stelle, die über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet. Wenn jemand während der Arbeitszeit eine Kundenmail bearbeitet, geschieht das für Ihre Zwecke, mit Ihren Daten, in Ihrem Geschäftsbetrieb. Der Mitarbeiter handelt für Sie, auch wenn er dabei ein Werkzeug benutzt, das niemand freigegeben hat.

Wie weit das reicht, hat der Europäische Gerichtshof im Dezember 2023 im Verfahren gegen die Deutsche Wohnen SE geklärt (C-807/21). Eine Aufsichtsbehörde darf ein Bußgeld unmittelbar gegen das Unternehmen verhängen, ohne den Verstoß vorher einer bestimmten natürlichen Person zuordnen zu müssen. Der Gerichtshof verlangt allerdings Verschulden, also Vorsatz oder Fahrlässigkeit. Fahrlässig handelt schon, wer ohne Regel, ohne Werkzeug und ohne Überblick arbeiten lässt und dann überrascht ist.

Damit kippt das beliebteste Argument aus dem Krisengespräch. „Das hat Frau Berger privat gemacht, davon wussten wir nichts" beschreibt keine Entlastung, sondern eine Organisationslücke, und genau die wird bewertet.

Was bei einem privaten ChatGPT-Zugang rechtlich fehlt

Vier Dinge fehlen, und jedes einzelne reicht für ein Problem. Es gibt keinen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, also verarbeitet ein Dritter personenbezogene Daten für Sie, ohne dass geregelt ist, was er damit darf.

Die Verarbeitung läuft in der Regel auf Servern außerhalb der EU, mit allem, was seit Schrems II an dieser Frage hängt. Eingaben können in das Training des Modells fließen; bei den kostenlosen und den Plus-Zugängen ist das der Normalfall, nicht die Ausnahme.

Und Sie können Betroffenenrechte nicht mehr erfüllen. Verlangt der Kunde Auskunft oder Löschung, müssen Sie sagen, wo seine Daten liegen. Über einen privaten Account eines Mitarbeiters wissen Sie das nicht.

Was Schatten-KI kostet, in Zahlen

Der IBM Cost of a Data Breach Report 2025 beziffert den Aufschlag: Datenpannen mit hoher Schatten-KI-Beteiligung kosten im Schnitt rund 670.000 US-Dollar mehr als vergleichbare Vorfälle ohne. 20 Prozent der betroffenen Organisationen wurden über ungenehmigte KI-Werkzeuge kompromittiert, und 97 Prozent der Unternehmen mit einem KI-bezogenen Vorfall hatten keine Zugriffskontrollen für diese Systeme.

Dazu der Bußgeldrahmen der DSGVO nach Art. 83: bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, was höher ist.

Die 72 Stunden laufen ab Kenntnis, nicht ab Aufklärung. Wer nicht weiß, wer welches Werkzeug seit wann benutzt, beantwortet in drei Tagen keine einzige der Fragen, die dann gestellt werden.

Sind personenbezogene Daten in einen Dienst geraten, mit dem kein Vertrag besteht, liegt meist eine meldepflichtige Verletzung vor. Art. 33 DSGVO gibt Ihnen 72 Stunden ab Kenntnis. In diesen drei Tagen müssen Sie sagen, welche Daten betroffen waren, wie viele Personen, und was Sie unternommen haben. Was der Ernstfall sonst noch verlangt, steht auf unserer Seite zu Shadow AI im Unternehmen.

Bei Schweigepflicht haftet zusätzlich die Person

Für Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater und andere Berufsgeheimnisträger reicht die Datenschutzebene nicht aus. § 203 StGB stellt das unbefugte Offenbaren eines fremden Geheimnisses unter Strafe, und diese Norm richtet sich gegen den Menschen, der es offenbart, nicht gegen die Kanzlei als Firma.

Absatz 3 der Vorschrift erlaubt es, mitwirkende Personen einzubinden, etwa einen IT-Dienstleister. Dann müssen Sie den Dienstleister aber auf das Erforderliche begrenzen, ihn zur Geheimhaltung verpflichten und im Zweifel belegen können, dass Sie das getan haben. Bei einem privaten ChatGPT-Konto ist keine dieser Bedingungen erfüllt, weil niemand den Anbieter eingebunden hat.

Für Betriebe mit Schweigepflicht ist das die härtere Grenze. Ein Bußgeld zahlt das Unternehmen. Eine Strafanzeige trifft den Berufsträger.

Der EU AI Act gilt anders, als die meisten glauben

Hier kursiert ein Missverständnis, das wir auch in eigenen Unterlagen hatten: Viele halten den 2. August 2026 für den Starttermin. Der Sanktionsrahmen läuft aber schon länger.

Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme hat der Digital Omnibus im Mai 2026 nach hinten geschoben, auf Dezember 2027 beziehungsweise August 2028. An den Sanktionen ändert das nichts, und für die Schatten-KI-Frage ist ohnehin die DSGVO der schärfere Hebel.

Warum ein Verbot die Haftung nicht kleiner macht

Der übliche Reflex ist eine Rundmail: KI-Nutzung ohne Freigabe ist untersagt. Das Gefühl danach ist gut, die Wirkung ist es nicht. Ein Verbot ohne Ersatz beendet die Nutzung nicht, es verlagert sie auf das private Handy. Die Daten gehen weiterhin hinaus, nur erfahren Sie es jetzt nicht mehr, und Ihre 72-Stunden-Frist beginnt später.

Der Nebeneffekt wiegt schwerer: Wer sich an das Verbot hält, arbeitet langsamer als die Kollegin, die es umgeht. Sie bestrafen also Regeltreue.

Die Zahlen sprechen dieselbe Sprache. Laut Bitkom (Presseinformation vom 21. Oktober 2025, 604 befragte Unternehmen ab 20 Beschäftigten) schließen nur noch 29 Prozent der deutschen Unternehmen die private KI-Nutzung sicher aus. Ein Jahr davor waren es 37 Prozent. In 8 Prozent der Betriebe ist sie weit verbreitet, 2024 waren es 4 Prozent. Regeln für den Umgang haben 23 Prozent.

Der Microsoft Work Trend Index 2024 erklärt, warum: 78 Prozent der KI-Nutzer bringen ihre eigenen Werkzeuge mit zur Arbeit, in kleineren und mittelständischen Unternehmen sind es 80 Prozent. Niemand wartet auf eine Freigabe, wenn der Vorteil heute spürbar ist.

Was die Haftung tatsächlich senkt

Erstens eine Bestandsaufnahme ohne Folgen. Fragen Sie im Team, wer welche Werkzeuge benutzt, und sagen Sie vorher zu, dass daraus nichts folgt. Wer sich rechtfertigen muss, schweigt, und dann planen Sie an der Wirklichkeit vorbei.

Zweitens eine Regel, die auf eine Seite passt. Sie muss zwei Fragen beantworten: Welche Unterlagen gehören nie in ein externes System, und an wen wendet man sich, wenn ein Fall unklar ist. Sechs Seiten Richtlinie liest niemand, und ungelesen schützt sie auch nicht.

Drittens ein freigegebener Weg, der besser ist als der private. Das ist der Schritt, den die meisten auslassen, und ohne ihn bleiben die ersten beiden Kosmetik. Solange das erlaubte Werkzeug schlechter ist als das verbotene, gewinnt das verbotene.

Viertens Nachweisbarkeit. Ein Datenschutz-Audit will nicht die Abwesenheit von KI sehen, sondern einen dokumentierten Umgang damit: Vertrag, Protokoll, Zuständigkeit.

Welcher freigegebene Weg zu Ihnen passt

Für gewöhnliche Büroarbeit ohne besonders geschützte Unterlagen reicht meist ein Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Verarbeitung in der EU und einem Protokoll für die Administration. Damit ist die Vertragsfrage sauber geregelt und der Datenfluss nachweisbar.

Sobald Mandats-, Patienten- oder Konstruktionsdaten im Spiel sind, wird es enger. Ein Auftragsverarbeiter bleibt ein Dritter, und § 203 verlangt dann die Einbindung mit allem, was dazugehört. Viele Betriebe in dieser Lage kommen deshalb zu einem Modell im eigenen Haus, weil die Frage nach dem beteiligten Dritten dort nicht entsteht. Welche Betriebsformen es gibt und was sie unterscheidet, steht in der Abgrenzung von Corporate LLM, Enterprise LLM und Private LLM. Wie ein solches Gerät im eigenen Technikraum arbeitet, zeigt die Seite zum eigenen KI-Server.

Beides ist besser als die Lage, in der die meisten Betriebe heute sind: Nutzung ohne Vertrag, ohne Protokoll und ohne jemanden, der weiß, was läuft.