"Was kostet das denn?" ist die Frage, die in jedem Erstgespräch irgendwann kommt. Verständlich. Sie ist nur selten die erste Frage, die weiterhilft.
Denn die Zahl auf der Rechnung ist nur die eine Hälfte. Die andere steht nirgends: was der Prozess heute kostet, jeden Monat, in Form von Arbeitszeit, die jemand für etwas verbringt, das eine Maschine schneller und fehlerfreier erledigt. Solange man nur die Einrichtung betrachtet, sieht Automatisierung teuer aus. Stellt man die laufenden Kosten des Status quo daneben, kippt das Bild.
Dieser Text macht beide Seiten transparent: was Einrichtung und Betrieb tatsächlich kosten, und wie man ausrechnet, ob sich das für einen konkreten Prozess lohnt.
ihrer Zeit verbringen Vertriebsteams mit echtem Verkaufen, der Rest geht für Verwaltung drauf
Salesforce State of Sales, 2024
der Eingangsrechnungen werden im Mittelstand noch manuell bearbeitet
DocuWare, 2023
Diese Stunden tauchen in keiner Rechnung auf - bezahlt werden sie trotzdem.
Warum die Preisfrage nicht die erste sein sollte
Eine Automatisierung für 4.000 Euro ist teuer, wenn sie 20 Euro im Monat spart. Sie ist geschenkt, wenn sie 700 Euro im Monat spart. Die nackte Einrichtungssumme sagt für sich genommen nichts. Sinnvoll wird sie erst im Verhältnis zu dem, was der Prozess heute verschlingt.
Deshalb steht am Anfang nicht der Preis, sondern die Messung: Wie viele Stunden kostet dieser eine Ablauf das Team im Monat, und was ist eine Stunde davon wert? Erst mit diesen zwei Zahlen lässt sich überhaupt beurteilen, ob ein Angebot günstig oder teuer ist. Welche Prozesse sich dafür eignen, klärt der Beitrag zur Potenzialanalyse.
Die zwei Kostenmodelle
Beim ersten Modell mietet man die Automatisierung. SaaS-Plattformen rechnen pro Aktion oder pro Ausführung; je mehr läuft, desto höher die monatliche Rechnung. Der Einstieg ist billig, manchmal sogar gratis. Sobald Automatisierung produktiv wird, wächst der Betrag mit und hört nicht mehr auf.
Beim zweiten Modell besitzt man sie. Die Einrichtung wird einmal bezahlt, danach läuft der Workflow auf einem eigenen Server zu einem festen, niedrigen Preis, egal ob er hundert oder hunderttausend Mal im Monat ausgelöst wird. Höherer Aufwand am Anfang, planbare Kosten danach. Diesen Gegensatz haben wir am konkreten Tool-Vergleich durchgerechnet: n8n vs. Zapier.
Mieten ist günstiger, bis es das nicht mehr ist. Besitzen ist teurer, bis es das nicht mehr ist. Der Kipppunkt liegt fast immer früher, als man denkt.
Der ehrliche Vergleich rechnet die laufenden Kosten des manuellen Prozesses gegen die einmalige Einrichtung
Was in einem Projekt wirklich kostet
Die Kosten verteilen sich auf drei Posten, und nur der erste ist groß:
Einrichtung, einmalig. Den größten Teil macht die Arbeit aus, den Prozess sauber zu erfassen, zu bauen und gegen die Sonderfälle abzusichern. Ein einzelner Prozess liegt meist im niedrigen bis mittleren vierstelligen Bereich.
Server, laufend. Ein eigener Server für die Workflows kostet je nach Anforderung etwa 20 bis 60 Euro im Monat. Fix, unabhängig vom Volumen.
Modellnutzung, nach Verbrauch. Wenn ein Sprachmodell mitliest, fallen kleine Gebühren pro Verarbeitung an. Für die meisten Mittelständler bleibt das im zweistelligen Monatsbereich.
Eine ehrliche ROI-Rechnung
Rechnen wir es durch, an einem realistischen Beispiel. Ein Betrieb verbringt 20 Stunden im Monat damit, Dokumente zu sichten, einzutippen und abzulegen. Bei einem vollkostengerechten Stundensatz von 35 Euro sind das 700 Euro im Monat, also 8.400 Euro im Jahr, für eine Tätigkeit, die niemandem Freude macht.
Die Automatisierung dieses Prozesses kostet einmalig 4.000 Euro, dazu rund 50 Euro im Monat für Server und Modell. Im ersten Jahr stehen also etwa 4.600 Euro Kosten gegen 8.400 Euro eingesparte Arbeitszeit. Der Break-even liegt bei knapp unter sieben Monaten; danach läuft die Ersparnis Jahr für Jahr weiter, während nur die 600 Euro laufende Kosten bleiben.
Das ist keine geschönte Rechnung. Sie ignoriert sogar zwei Effekte, die obendrauf kommen: weniger Fehler, weil die Maschine nicht müde wird, und schnellere Durchlaufzeit, weil ein Dokument nicht erst liegen bleibt, bis jemand Zeit hat. Wie sich Letzteres auswirkt, zeigt unser Bericht zur Rechnungsverarbeitung.
Versteckte Kosten, die niemand gern nennt
Bei Miet-Modellen lauert die teuerste Position im Kleingedruckten: der Lock-in. Wer seine Prozesse vollständig in eine SaaS-Plattform baut, bekommt die Logik beim Wechsel selten heraus. Steigt der Anbieter mit dem Preis, sitzt man fest. Dazu kommen Task-Limits, die genau dann greifen, wenn die Automatisierung gut läuft und das Volumen steigt.
Bei der Eigenbetrieb-Variante ist die versteckte Position die Wartung. Ändert ein angebundenes System seine Schnittstelle, muss jemand den Workflow nachziehen. Das passiert nicht oft, aber es passiert; ehrliche Anbieter kalkulieren es ein, statt es zu verschweigen.
Wann sich Automatisierung nicht lohnt
Es gibt Prozesse, bei denen man die Finger davon lassen sollte. Wenn ein Ablauf nur ein paar Mal im Jahr vorkommt, frisst die Einrichtung mehr, als sie je einspart. Wenn jeder Durchlauf komplett anders aussieht und echtes Urteilsvermögen verlangt, baut man teuer eine Lösung, die ständig nachgebessert werden muss. Und wenn ein Prozess gerade ohnehin umgestellt wird, automatisiert man besser nichts, was es in drei Monaten nicht mehr gibt. Ein guter Berater sagt in diesen Fällen ab, statt zu verkaufen.