Die meisten Betriebe scheitern nicht an der Technik, sondern an der Auswahl. Sie wissen, dass sich etwas automatisieren ließe, aber nicht, was zuerst. Und so passiert oft gar nichts.
Dabei ist das Erkennen der richtigen Kandidaten kein Hexenwerk und braucht kein teures Audit. Es braucht ein paar einfache Merkmale, an denen man jeden Ablauf im eigenen Haus durchgehen kann. Wer diese Merkmale kennt, sieht die Kandidaten plötzlich überall.
Dieser Text gibt Ihnen den Selbst-Check an die Hand. Am Ende haben Sie eine Liste mit Prozessen, sortiert nach dem, was sich am schnellsten lohnt. Was so ein Prozess grundsätzlich ist, klärt der Grundlagen-Beitrag.
aller bezahlten Tätigkeiten sind mit heutiger Technik grundsätzlich automatisierbar
McKinsey Global Institute
Berufen haben mindestens 30 % automatisierbare Tätigkeiten
McKinsey Global Institute
Das Potenzial ist groß. Die Kunst ist, den einen Prozess zu finden, der sich für Sie zuerst lohnt.
Die vier Merkmale eines automatisierbaren Prozesses
Je mehr dieser vier Punkte auf einen Ablauf zutreffen, desto eher lohnt er sich:
Wiederholung. Der Prozess läuft regelmäßig, im Idealfall täglich oder mehrmals täglich. Was nur ein paarmal im Jahr vorkommt, lohnt die Einrichtung selten.
Regelbarkeit. Es gibt eine nachvollziehbare Logik dahinter, auch wenn sie Ausnahmen kennt. Reine Bauchentscheidungen lassen sich nicht abbilden.
Daten oder Dokumente. Der Prozess arbeitet mit Informationen, die digital vorliegen oder vorliegen könnten: Mails, PDFs, Formulare, Einträge in einem System.
Klarer Auslöser. Es gibt ein eindeutiges Ereignis, das den Prozess startet: eine eingehende Mail, ein neuer Eintrag, ein bestimmter Zeitpunkt.
Vier Treffer: idealer Kandidat. Drei: meist machbar. Zwei oder weniger: vorerst die Finger davon lassen.
Die ehrlichste Analyse beginnt mit der Frage, welche Tätigkeit das Team am meisten nervt
Der schnelle Selbst-Check
Stellen Sie sich für jede Abteilung drei Fragen. Erstens: Welche Tätigkeit beschwert sich das Team am häufigsten darüber, dass sie stumpf und wiederkehrend ist? Zweitens: Wo bleibt regelmäßig etwas liegen, weil niemand dazu kommt? Drittens: Welche Aufgabe würde eine neue Aushilfe als Erstes übernehmen, weil sie keine Erfahrung braucht?
Die Antworten zeigen erstaunlich zuverlässig auf die richtigen Stellen. Was das Team nervt, ist meist repetitiv. Was liegen bleibt, hat ein Latenzproblem, das eine Maschine löst, weil sie nicht wartet. Und was eine Aushilfe ohne Vorwissen erledigen kann, folgt klaren Regeln - genau das Material, aus dem gute Automatisierungen entstehen.
Typische Kandidaten nach Abteilung
In der Buchhaltung sind es fast immer Eingangsrechnungen, Mahnläufe und das Abgleichen von Zahlungen. Im Vertrieb das Qualifizieren von Anfragen, das Nachfassen und die Pflege des CRM. Im Office die Terminkoordination, das Sortieren des Posteingangs und die immer gleichen Standardantworten. Im Support das Einordnen von Tickets und das Beantworten wiederkehrender Fragen.
Ein besonders dankbarer Kandidat ist das Dokumentenmanagement, weil dort Volumen, Wiederholung und klare Regeln zusammenkommen. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt unser Bericht zur automatischen Dokumentenverarbeitung in einer Kanzlei.
Wie man priorisiert
Wenn die Liste steht, sortiert man nach zwei Achsen: Wie viel Wirkung bringt die Automatisierung, und wie viel Aufwand kostet sie? Der erste Prozess sollte oben rechts liegen - viel Wirkung, wenig Aufwand. Solche Quick Wins schaffen Vertrauen und finanzieren oft schon das nächste Projekt.
Was man vermeidet, ist der Reiz des Komplizierten. Der spannendste, technisch anspruchsvollste Prozess ist fast nie der richtige Anfang. Er bindet Zeit, das Ergebnis ist unsicher, und wenn er kippt, ist die Lust auf weitere Schritte weg. Was sich am schnellsten rechnet, steht im Beitrag zu den Kosten und dem ROI.
Prozesse, die (noch) nicht taugen
Manche Abläufe wehren sich gegen Automatisierung, und das ist in Ordnung. Verhandlungen, in denen jeder Fall anders liegt. Entscheidungen, die Erfahrung und Fingerspitzengefühl verlangen. Prozesse, die so selten vorkommen, dass sich der Aufwand nie einspielt. Und alles, was gerade ohnehin umgebaut wird. Diese Fälle erkennt man früh und spart sich die Enttäuschung, etwas Teures gebaut zu haben, das nie richtig läuft.
Vom Kandidaten zum Projekt
Steht der erste Kandidat fest, geht es ans Beschreiben. Nicht das Schöngerechnete, sondern der echte Ablauf mit allen Ausnahmen: Was passiert im Normalfall, und was bei jeder Abweichung, die einem einfällt? Diese Beschreibung ist die halbe Miete. Am besten macht sie die Person, die den Prozess heute erledigt, denn sie kennt die Sonderfälle, die in keinem Handbuch stehen.