Entscheidung
DATEV, Lexoffice, CRM: was eine Anbindung wirklich heißt
„Geht das mit unserem DATEV?" ist meist die erste Frage vor einem Automatisierungsprojekt. Sie enthält zwei Fragen, die getrennt gehören: ob ein technischer Weg existiert, und ob dieser Weg das erlaubt, was Sie vorhaben. Die erste lässt sich fast immer mit ja beantworten, die zweite entscheidet über das Projekt.
Dieser Text beschreibt die drei Wege und ihre Haken. Was ein bestimmtes Produkt in einer bestimmten Fassung freigibt, steht in dessen Unterlagen und ändert sich; die Fragen unten bleiben dieselben.
Wie Systeme zusammenkommen
Drei Wege, mehr gibt es nicht
Über eine Programmierschnittstelle
Die beiden Systeme sprechen direkt miteinander, ohne dass eine Datei den Weg macht.
Spricht dafür: Aktuell, beidseitig, und Fehler fallen sofort auf. Der übliche Weg, wenn die Gegenstelle ihn anbietet.
Der Haken: Setzt voraus, dass die Gegenstelle genau das freigibt, was Sie brauchen. Häufig ist Lesen erlaubt und Schreiben nicht, oder nur ein Teil der Felder ist erreichbar.
Über Dateien
Ein System legt eine Datei ab, das andere holt sie sich: Buchungsstapel, Tabellen, Belegdateien.
Spricht dafür: Läuft mit fast jedem System, weil Export und Import praktisch überall vorgesehen sind. Gut nachvollziehbar, weil jede Übergabe eine Datei hinterlässt.
Der Haken: Arbeitet in Abständen, nicht sofort. Und der Weg ist nur so verlässlich wie das Format: Wer die Spaltenreihenfolge ändert, bricht die Übergabe, ohne dass jemand eine Fehlermeldung sieht.
Direkt auf die Datenbank
Das KI-System liest die Datenbank der Anwendung, unter Umgehung der Anwendung selbst.
Spricht dafür: Kommt an alles heran und braucht keine Freigabe der Gegenstelle.
Der Haken: Der riskanteste Weg. Ein Update der Anwendung kann die Struktur ändern, und Prüfungen, die sonst in der Anwendung stattfinden, greifen hier nicht. Lesend vertretbar, schreibend fast nie.
In der Praxis gemischt
Viele Projekte nutzen zwei Wege gleichzeitig: die Programmierschnittstelle für das, was sofort gelten muss, und Dateien für die tägliche Übergabe an die Buchhaltung. Das ist kein Kompromiss, sondern folgt dem, was die Gegenstelle jeweils zulässt.
Ein verbreitetes Missverständnis
„Hat eine API" beantwortet die Frage nicht
Die Auskunft, ein System verfüge über eine Programmierschnittstelle, klingt nach einer Zusage und ist eine Beschreibung. Sie sagt, dass ein Weg nach außen besteht. Ob Ihr Vorhaben durch diesen Weg passt, steht damit noch nicht fest.
Vier Punkte klären das. Welche Daten sind überhaupt erreichbar, und fehlt vielleicht genau das Feld, um das es Ihnen geht? Darf nur gelesen oder auch geschrieben werden? Wie viele Abfragen sind je Stunde erlaubt, und reicht das für Ihre Stückzahl? Und kostet der Zugang extra, etwa über eine höhere Lizenzstufe?
Diese vier Fragen sind in einer halben Stunde beantwortet, wenn man sie vor dem Projekt stellt. Stellt man sie mitten im Projekt, kostet die Antwort den bis dahin gebauten Teil.
Die Risikofrage
Die Richtung bestimmt, was schiefgehen kann
Eine lesende Anbindung holt Daten und verändert nichts. Geht dabei etwas schief, entsteht im schlimmsten Fall eine falsche Auskunft, und die fällt jemandem auf, der die Zahlen kennt. Eine schreibende Anbindung legt Datensätze an oder ändert sie. Ein Fehler wird dort erst bemerkt, wenn jemand nachrechnet, und bis dahin ist er vervielfältigt.
Daraus folgt eine Reihenfolge, die sich bewährt hat. Zuerst lesend anbinden und die Ergebnisse eine Weile beobachten, ohne dass sie irgendwo landen. Dann schreibend erweitern, aber mit einem Zwischenschritt: Das System bereitet den Vorgang vor, ein Mensch gibt ihn frei. Erst wenn diese Freigaben über Wochen unauffällig bleiben, lohnt sich die Frage, ob ein Teil davon ohne Freigabe laufen kann.
Wer schreibend beginnt, spart ein paar Wochen und übernimmt dafür ein Risiko, dessen Ausmaß er noch nicht kennt.
Vor dem Projekt
Was Sie vorher wissen sollten
Vier Angaben genügen für eine belastbare Einschätzung, und alle vier kommen aus Ihrem Haus, nicht vom Anbieter. Welche Fassung des Systems läuft bei Ihnen, und wird sie noch gepflegt? Wer verwaltet sie, Sie selbst oder Ihre Steuerkanzlei, und wer darf Zugänge einrichten? Wie viele Vorgänge fallen täglich an? Und welcher Weg wird heute schon benutzt, etwa ein monatlicher Export?
Der zweite Punkt wird am häufigsten übersehen. Läuft die Buchhaltung über die Kanzlei, gehört sie mit an den Tisch, bevor irgendetwas gebaut wird. Sonst entsteht eine Automatisierung, die technisch funktioniert und an der Freigabe der Kanzlei scheitert.
Nachgefragt
Häufige Fragen
Lässt sich DATEV mit einem KI-System verbinden?
Was bedeutet es, wenn ein Anbieter sagt, sein System habe eine API?
Ist der Weg über Dateien veraltet?
Was ist der Unterschied zwischen lesender und schreibender Anbindung?
Was passiert bei einem Update des angebundenen Systems?
Nächster Schritt
Wie ein solcher Ablauf in echt aussieht
Ein ausgeführtes Beispiel mit Lexoffice, samt dem, was dabei nicht auf Anhieb geklappt hat, steht im Blog. Wenn Sie wissen wollen, ob Ihr Fall durch den vorhandenen Weg passt, klären wir die vier Angaben oben im Erstgespräch.
Stand: September 2026